Документи з питань витребування подаються особисто, законним представником (батьки, опікуни, усиновителі) або за довіреністю.
Якщо довіреність посвідчена іноземним нотаріусом, вона має бути належним чином засвідчена (Апостиль/легалізація), з нотаріально засвідченим перекладом українською мовою, якщо складена іноземною мовою.
Для оформлення запиту на витребування (свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану/ витягів з державного реєстру та архівних довідок)
Необхідно подати до установи такі документи:
1. Три примірники заяви ( .pdf , 155.11 Кб ) на кожен документ окремо щодо витребування документів з України (анкета має заповнюватися виключно українською мовою, відповіді на запитання слід давати повні та точні);
2. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон (оригінал та копія) та копія внутрішнього паспорта громадянина України;
3. Копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);
4. Оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання);
5. Консульський збір за витребування документа та його видача у розмірі 18 євро або витребування документа, засвідченого в Україні уповноваженим на те органом, та його видача у розмірі 45 євро.
УВАГА! Оплата консульського збору здійснюється виключно банківською карткою за допомогою POS-терміналу в залі прийому громадян.
Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставлені апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих в Україні, можуть здійснити оплату, що послуг за проставлення апостиля в національній валюті (грн) (державне мито три неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) за наступними реквізитами:
Одержувач: ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;
Код за ЄДРПОУ: 37993783;
Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;
Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України (електронний адміністративний податок);
Код класифікації доходів бюджету: 22012500.
Мета оплати (causale): 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля»
У разі витребування заявником декількох документів рекомендуємо здійснювати оплату послуг за проставлення апостиля за кожний документ окремою квитанцією.
Заява для проставлення штампу "Apostille"
Реквізити валютного рахунку Казначейства розміщені на його сайті у розділі «Діяльність» за посиланням: https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv.
Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортноімпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням: https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasoveobslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelikbankiv-korespondentiv/.
Звертаємо увагу, що в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (causale) має бути вказано код класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».
Процедура витребування зазвичай займає від 6 місяців до 1 року, хоча враховуючи введення воєнного стану наразі не можливо оцінити час можливої затримки видачі витребуваних документів.
Звертаємо Вашу увагу, що витребувати документи з України також можливо шляхом безпосереднього звернення заявника до відповідного органу в Україні, або через представника, який діятиме на підставі довіреності.